Come scrivere un’e-mail efficace per un’agenzia di traduzione

Scritto da: Gwenydd Jones (The Translator’s Studio, titolo originale “How to Write an Effective Email for a Translation Agency), il 14/04/2020.

(N.B. Per realizzare la traduzione di questo interessantissimo articolo, ho dovuto effettuare diversi adattamenti culturali. Uno di questi è la sigla “DOTT.SSA” che, nell’originale si presentava come “MA” (Master of Arts). Inoltre, troverete due volte l’espressione “spuntare le caselle”; scorrendo nel testo scoprirete perché ho scelto di mantenere tale espressione tra virgolette)


Stanco di non ricevere risposta quando invii il tuo CV a un’agenzia di traduzione? Se sei un traduttore freelance, è essenziale saper vendere sé stessi nell’email di presentazione. Questo articolo ti mostrerà come riuscire ad ottenere delle risposte.

Anche se “The Translator’s Studio” non è un’agenzia di traduzione, Lucy ed io collaboriamo spesso con altri traduttori freelance ad alcuni progetti. Quando i traduttori ci inviano i loro CV, a volte mi stupisco di quanto poco si “vendano” nell’email.

Il mio obiettivo è quello di creare dei legami con i miei collaboratori e lavorare con i migliori. Quando tutti i traduttori mi scrivono “dai un’occhiata al mio CV in allegato”, mi viene da rispondere “perché dovrei?”.

Modelli di email per agenzie di traduzione

Se prepari alcuni modelli standard per quando devi scrivere a un’agenzia di traduzione, risparmierai molto tempo ed eviterai di dimenticare alcune cose. Questi modelli dovrebbero essere adattabili a ciascuna agenzia e/o lavoro.

Tieni a mente questi punti riguardanti i project manager di traduzione

  • Un’agenzia di traduzione riceverà molti CV e il project manager non avrà né tempo né voglia di guardarli tutti.
  • I project manager devono “spuntare delle caselle”. Se la lettera di presentazione lo fa da sé, è più probabile che guardino il CV.
  • Sii il più breve possibile e concentrati sui problemi che potresti risolvere per l’agenzia di traduzione. Di quali informazioni chiave ha bisogno il project manager?
  • La prima impressione conta. Il project manager può scartarti come possibile candidato a causa della tua lettera di presentazione. Infatti, solo l’oggetto della tua email può fargli cambiare idea.

Quanto dovrebbe essere lunga la tua lettera di presentazione?

Se stai inviando un’e-mail “fredda” a un’agenzia di traduzione con il tuo CV, il corpo dell’email deve avere meno di 180 parole.

Se stai facendo un’offerta per un lavoro online, magari dalla bacheca dei lavori di ProZ.com, rimani sotto le 120 parole.

Un’email di presentazione troppo corta sarà inefficace. Dà l’impressione che tu sia poco accurato, una qualità molto negativa in un traduttore. Come ho accennato in precedenza, se non ti vendi bene nella lettera di presentazione, il tuo lettore non sarà invogliato ad aprire il tuo CV. Passeranno invece al candidato successivo.

Ricorda che il project manager non ti conosce e devi quindi dargli un motivo per interessarsi a te.

Quali informazioni essenziali vuole sapere il project manager?

  • Le tue combinazioni linguistiche. Includilo nell’oggetto dell’email, ad es. ES> EN.
  • Le tue qualifiche più rilevanti. Di solito io scrivo “DOTT.SSA” nell’oggetto.
  • Le tue specializzazioni (e l’esperienza pertinente se ti stai proponendo per un lavoro specifico).
  • Le tue tariffe e se includono o meno l’IVA.
  • Come contattarti. Meglio scriverlo dopo esserti firmato con il tuo nome.

(N.B. Ecco che arriviamo all’espressione di cui vi parlavo sopra. Immaginate un project manager che ha in mano un modulo con un tot di caratteristiche che devono corrispondere al candidato ideale. Ho quindi pensato fosse giusto, anche per il lettore italiano, avere a mente questa immagine. Mentre il project manager legge una mail spunta o meno queste caselle, per poi stilare una lista dei candidati più appropriati all’agenzia.)


Quali informazioni “spuntano le caselle” per un’agenzia di traduzione?

  • Qualifiche relative alla traduzione.
  • Specializzazioni chiare supportate da esperienza e qualifiche.
  • Informazioni riassuntive sull’esperienza pertinente per l’agenzia o per un lavoro specifico, ove applicabile.
  • Informazioni sui CAT utilizzati.
  • Informazioni su qualsiasi conoscenza avanzata di un software.
  • Dimostra che sei un lavoratore autonomo registrato, ovvero che puoi emettere fatture.

Quali dettagli ti faranno fare colpo su di un project manager di traduzione?

  • Scrivi loro per nome (scritto correttamente), invece di usare una formula vecchio stile come “Gentile Signore / a”.
  • Dimostra di essere iscritto ad associazioni professionali.
  • Sii onesto sul servizio che puoi offrire.
  • Interagisci  con l’agenzia di traduzione anche sui social network.
  • Ringrazia il project manager per il suo tempo.
  • Includi un link alla tuo profilo online più rilevante e ad alcune recensioni.
  • Replica rapidamente se ti rispondono.

Quali fattori daranno al project manager di traduzione una brutta impressione su di te?

  • Fare errori di ortografia ed errori grammaticali, con dei margini se stai scrivendo una e-mail nella tua seconda lingua. (Probabilmente non avranno la stessa tolleranza con il tuo CV, quindi fallo controllare).
  • Essere eccessivamente formali o sgarbatamente brevi.
  • Affermare di avere delle competenze e specializzazioni senza alcuna prova che confermi quanto stai dicendo.
  • Richiedere delle tariffe che non sono tariffe di mercato. Questo suggerisce che non conosci il mercato, quindi probabilmente non hai molta esperienza.
  • Dichiarare di essere in grado di tradurre da e verso una lingua, senza prove molto valide.

Cose da scrivere in un’e-mail per un’agenzia di traduzione

  • Riferisciti alle tariffe da te utilizzate indicandole come tariffe “standard”. Ciò implica che sono variabili a seconda della difficoltà e delle dimensioni del progetto. Ed anche i formati: scopri i prezzi di un file PDF per la traduzione.
  • Specifica che le tue tariffe di traduzione “dipendono dal lavoro”. In teoria, ogni lavoro dovrebbe essere quotato in modo indipendente. Questo ti dà la possibilità di alzare o abbassare il prezzo.
  • Includi un elenco puntato per rendere l’email più concisa. Ciò è particolarmente utile se ti stai proponendo per un lavoro specifico pubblicato su ProZ.com e simili. Vedi un esempio alla fine di questa sezione.
  • Afferma di avere delle referenze, esempi di lavoro e copie dei tuoi certificati disponibili.
  • Specifica se sei disponibile a lavorare nei fine settimana. Ma considera un supplemento. Leggi questo articolo dettagliato sui supplementi di traduzione.
  • Termina con una domanda, per incoraggiare una risposta.

Cose da non scrivere in un’e-mail per un’agenzia di traduzione

  • Non dire che le tue tariffe sono “negoziabili” senza prima aver valutato tutto al momento della negoziazione (ad es. testi facili, volume elevato). Altrimenti puoi anche dire che ridurrai il prezzo se te lo chiedono.
  • Non scrivere troppo. Daranno uno sguardo veloce e smetteranno di leggere.
  • Non esagerare nel dire quanto ti piacerebbe lavorare con loro. Può sembrare un atteggiamento disperato.
  • Non proporti di fare un test gratuito. Lascia che sia l’agenzia a chiedertelo se lo desidera. Quindi negozia un tariffa equa in base al tempo che ti serve.
  • Non parlare di esperienze lavorative irrilevanti.


Esempi di e-mail di presentazione per un’agenzia di traduzione

Esempio di lettera di presentazione per l’invio del CV a un’agenzia di traduzione.

Gentile [nome del contatto scritto correttamente],

La prego di accettare il mio CV, in quanto mi propongo per collaborare con la sua azienda come traduttore freelance da XXX a XXX.

Sono madrelingua XX, registrato come lavoratore autonomo in XXX e lavoro come traduttore professionista full-time da XXX. Le mie qualifiche includono: XXX.

Sono specializzato in XXX. Dal suo sito web vedo che la sua azienda è specializzata in XXX. Ho tradotto XXX parole per questo settore, tra cui: XXX. Per ulteriori referenze consultare il mio profilo proz.com [link].

La mia tariffa standard è XX + IVA per parola sorgente per la traduzione e XX + IVA all’ora per revisione. Ho orari di lavoro / contatto molto flessibili e sono disponibile a lavorare nei fine settimana. Ho [strumento CAT + versione].

Ci sono ulteriori informazioni che posso fornirle?

Grazie mille per il suo tempo!

Cordiali saluti,

[Nome] / [Iniziali (MA, BA, ecc.)] / [Occupazione] / [email / telefono / sito Web o profilo online]

Loghi di associazioni di appartenenza

Esempio di risposta a una richiesta di un’agenzia di traduzione per un preventivo

Salve [nome del contatto scritto correttamente],

La prego di accettare il mio preventivo per il progetto XXX pubblicizzato su XXX. Sono sicuro che avrà molti CV da valutare, quindi ecco un breve riassunto delle mie credenziali.

Traduttore esperto [Lingue da>a], lavoratore autonomo registrato.

Elenco delle qualifiche più rilevanti.

Esperienza specifica in XXX.

[Strumento CAT + versione].

Prezzo XX per parola sorgente + IVA, pagamento in XX giorni. Consegna entro [data di consegna]. Se possibile, le chiederei di vedere il testo sorgente prima di confermare questa tariffa.

Le chiedo, inoltre, di consultare il mio CV (allegato) e il mio profilo su proz.com: XXX.

Spero di avere l’opportunità di lavorare con lei. Ci sono ulteriori informazioni di cui ha bisogno?

Saluti,

[Nome] / [Iniziali (MA, BA, ecc.)] / [Occupazione] / [email / telefono / sito Web o profilo online]

Loghi di associazioni di appartenenza


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